Warum muss ich Abschlussunterlagen einreichen?

Nachdem Ihr PROMOS-Stipendium beendet ist, müssen Sie Ihre PROMOS-Abschlussunterlagen einreichen, um nachzuweisen, dass Sie den geförderten Aufenthalt tatsächlich durchgeführt haben und tatsächliche vor Ort im Zielland anwesend waren. Zudem benötigen wir einen detaillierten Bericht über Ihre Tatigkeiten vor Ort.

Wie reiche ich meine Abschlussunterlagen ein?

Bitte schicken Sie uns die Dokumente an unsere E-Mail-Adresse (promos@campus.fu-berlin.de). 

Bis wann sind die Abschlussunterlagen einzureichen?

• Innerhalb von 30 Tagen nach Ende des Förderzeitraums.
• Ausnahme: Wenn der Auslandsaufenthalt länger dauert als der PROMOS-Förderzeitraum, reichen Sie Ihre Abschlussunterlagen bitte trotzdem fristgerecht 30 Tage nach Ende der Förderung ein. Die Bordkarten Ihrer Rückreise reichen Sie uns dann nach Ausreise aus dem Gastland ein (für uns ist das Ausreisedatum entscheidend!). Bitte informieren Sie uns darüber vor Ende Ihres Stipendiums per Email an promos@campus.fu-berlin.de.
• Circa 4 Wochen vor Ende Ihres PROMOS-Stipendiums erhalten Sie per E-Mail i. d. R. eine Erinnerung, Ihre Abschlussunterlagen einzureichen. Darin finden eine Liste der einzureichenden Unterlagen. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr ZEDAT-Mailkonto.

Welche Unterlagen muss ich einreichen?

Welche Abschlussunterlagen Sie einreichen müssen, hängt von der jeweiligen Bewerbungskategorie ab.

Für alle Kategorien sind folgende Unterlagen nötig:  

• Bordkarten von Hin- und Rückreiseflug oder Ein- und Ausreisestempel im Reisepass (als Nachweis, dass Sie tatsächlich im geförderten Zeitraum im Zielland vor Ort waren). Ihre Bordkarten (im digitalen Wallet oder in Papierform) erhalten Sie in der Regel nur einmalig. Bitte bewahren Sie diese daher sorgfältig auf!
• PROMOS-Fragebogen: Dazu laden Sie bitte folgendes Formular herunter und füllen es digital aus,
• Foto für den PROMOS-Blog,
• Abschlussbericht zur anonymisierten Veröffentlichung im PROMOS-Blog: Dazu laden Sie bitte folgendes Formular herunter und füllen es digital aus.

Der Blog wird von anderen Studierenden genutzt, die sich für einen Auslandsaufenthalt interessieren. Sie erhalten hier Anregungen und praktische Tipps zur Planung und Durchführung eines Auslandaufenthalts. Wenn Sie nicht mit der Veröffentlichung einverstanden sind, können Sie dies im Formular widersprechen. Der PROMOS-Blog ist derzeit im Aufbau und wird veröffentlicht, sobald mehrere Berichte vorliegen.

Weitere einzureichende Unterlagen nach Förderkategorie:

• Studienaufenthalte: Letter of Confirmation (Bestätigung des Aufenthalts durch die Institution)
• Rechercheaufenthalte: Letter of Confirmation (Bestätigung des Aufenthalts durch die Institution wenn möglich)
• Direktaustausch: Letter of Confirmation (Bestätigung des Aufenthalts durch die Gastuniversität)
• Praktika: Praktikumsbestätigung (Bestätigung der Durchführung des Praktikums) s.u., ausgestellt nach Abschluss des Praktikums.
• Fachkurse: Teilnahmezertifikate s.u. mit Nachweis der Wochenstundenzahl, ausgestellt nach Abschluss des Kurses.
• Sprachkurse: Teilnahmezertifikate s.u. mit Nachweis der 25 Wochenstunden, ausgestellt nach Abschluss des Kurses.

Welche Informationen müssen die Unterlagen erhalten?

• Letter of Confirmation: Der Zeitraum auf dem Letter of Confirmation bescheinigt, wann die/der Studierende zu akademischen Zwecken an der Gastinstitution anwesend war. Der erste Tag könnte demnach der Tag des ersten Kurses oder der Begrüßungsveranstaltung sein. Der letzte Tag ist der letzte Tag der Kurse, Prüfungen oder der letzte Abgabetag. Der Letter of Confirmation darf frühestens 5 Arbeitstage vor dem bestätigten Enddatum unterzeichnet und abgestempelt werden.
• Sprach- / Fachkurszertifikat: Fach- und Sprachkurszertifikate werden von der Sprachschule bzw. den Veranstaltern ausgestellt und bestätigen die taggenaue Teilnahme an dem Fach-/Sprachkurs. Zertifikate werden nach Ende des Kurses ausgestellt. Benotete Sprachzeugnisse müssen nicht eingereicht werden.
  Enthält das Zertifikat nicht die Wochenstundenzahl, muss diese separat nachgewiesen werden.
• Praktikumsbestätigung: Aus der Praktikumsbestätigung muss die taggenaue Dauer Ihrer Tätigkeit hervorgehen. Die Praktikumsbestätigung wird nach Ende des Praktikums von der Praktikumsstelle ausgestellt.

Alle oben genannten Dokumente müssen den Namen und Ort der Institution, Name und Geburtsdatum des*der Stipendiat*in, sowie Unterschrift und Stempel der Institution enthalten.

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Wir hoffen Ihr Auslandsaufenthalt war eine wertvolle Erfahrung für Sie und wir  freuen uns auf Ihren Bericht! Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne per E-Mail, telefonisch oder zu unseren Sprechstunden zur Verfügung.