Frau Rehse, wann haben Sie begonnen, sich für Archivarbeit zu interessieren?

Das war schon in meiner Schulzeit eine Leidenschaft für mich! Ich bin in einer Familie mit vielen Bezügen zu Geschichte aufgewachsen. Es gab regelmäßig Reisen nach Griechenland, in die Türkei und nach Ägypten, bei denen die Besichtigung von Museen und Ausgrabungsstätten an erster Stelle standen. Auch sonst wurde kein Museum ausgelassen.

Andere Welten in Raum und Zeit haben mich immer interessiert. Oft sind sie aber verschlossen, entweder durch die Sprache oder durch Kontexte, die man sich erst erschließen muss. Für mich war die Vorstellung reizvoll, beruflich für andere Wissensbestände zu vermitteln.

Was ist das Spannende an der Arbeit im Archiv, mit Quellen?

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor Unmengen von vermeintlich langweiligen Verwaltungsakten. Für uns liegt da aber ein ungesehener Schatz. Wir machen diesen Schatz für die Forschung nutzbar und suchen durch den beruflich geschärften Blick das Wesentliche, um es der Nachwelt zu überliefern. Das ist wunderbar.

Jede Quelle ist einzigartig. Das schafft auch eine gewisse Ehrfurcht. In unserem Umgang mit Quellen, unseren Entscheidungen darüber, was archivwürdig ist und was nicht, produzieren wir Überlieferung. Das muss mit Fingerspitzengefühl geschehen, und wir sind uns unserer Verantwortung hier bewusst.

Und welche Themen begegnen Ihnen da?

Da gibt es so gut wie alles. Wir bringen Erfahrung und Methoden für die Archivierung mit. Aber jeder Bereich, den wir uns ansehen, ist anders. Wir hatten zum Beispiel einmal einen Fall, in dem wir die Archivwürdigkeit von meteorologischen Karten einschätzen mussten. Darauf waren von den Messstationen der nördlichen Hemisphäre die Messdaten von 1957 bis 2011 handschriftlich vermerkt. Erst dachten wir, das wäre nichts fürs Archiv, da die Karten als Grundlage für eine Veröffentlichung dienten und somit zugänglich sind. Aber als sich herausstellte, dass dabei die Messdaten nicht aufgeführt wurden, waren wir überzeugt: Es ist wichtig diese Karten, auch für die Klimaforschung, aufzubewahren.

Man muss sich immer wieder in neue Gebiete hineinfuchsen und sich viel erklären lassen. Der Umgang mit Unterlagen aus allen wissenschaftlichen Disziplinen und Verwaltungsbereichen erfordert ein stetiges Lernen – auch das ist etwas, das den Beruf für mich so spannend macht.

Was ist die wichtigste Aufgabe des Universitätsarchivs?

Unsere wichtigste Aufgabe ist die Überlieferungsbildung der FU, mit allen Vorläufern wie der Pädagogischen Hochschule und der Deutschen Hochschule für Politik sowie Sammlungsgut auf Grundlage des Archivgesetzes von Berlin, das diese Archivierung vorschreibt.

Das bedeutet, dass wir das angebotene Schriftgut auf Archivwürdigkeit bewerten, ins Archiv übernehmen und einlagern. Danach folgt die inhaltliche Erschließung: Wir bilden einen möglichst aussagekräftigen Titel des jeweiligen Archivmaterials, mit Hinweisen auf besonders wichtige Dokumente oder handelnde Personen oder Ereignisse. Das geschieht natürlich auch immer mit Blick auf die Herkunft der Akten. Auf diesem sogenannten Provenienzprinzip basiert die Ordnung der Bestände. Das heißt, Akten einer Verwaltungseinheit werden als ein Bestand geführt.

Da heutzutage Akten nicht mehr – oder nur teils – analog geführt werden, sondern als Daten in Fachsystemen vorliegen, braucht es eine digitale Langzeitarchivierung gemäß den internationalen Standards. Um unsere gesetzliche Aufgabe zu erfüllen, brauchen wir jemanden, der sich in alle gegenwärtig und zukünftig verwendeten Fachsysteme einarbeitet, die archivwürdigen Daten bestimmt und übernimmt und ein an den internationalen Standards entsprechendes digitales Archiv aufbaut. Wir planen eine Kooperation mit dem Landesarchiv Berlin und den Berliner Universitätsarchiven, um Kosten zu reduzieren. Momentan läuft das erst einmal als Projekt.

Ein schönes und vielseitig verwendbares Nebenprodukt unseres Aufbaus digitaler Datensätze ist das FU-Lexikon.

Was ist das FU-Lexikon?

Das ist ein Online-Katalog, der alle an der FU tätigen Hochschullehrenden seit der Gründung der Universität 1948 bis heute umfasst. Auch andere Hochschulen haben solche Verzeichnisse, aber unser Lexikon ist einzigartig durch die vielen Querverweise und die Aktualität der aufgenommenen Personen. Wir verlinken zum Beispiel auch auf Wikidata, auf die Gemeinsame Normdatei der Deutschen Nationalbibliothek, auf die Universitätsbibliografie oder zur Interviewsammlung „Erlebte Geschichte“ und zur „Kleinen Chronik der FU“.

Das ist ein Projekt, das längst noch nicht abgeschlossen ist. Wir können es nur nebenbei machen, und so braucht es eben seine Zeit, um die Datenprofile zu vervollständigen.

Was macht Ihnen am meisten Freude in Ihrem beruflichen Alltag?

Vor allem der Austausch mit und der Service für Forschende und ihre Projekte. Hier die wichtigen Quellen zu finden oder einen Zugang zu geschützten Daten zu ermöglichen, das macht mir viel Spaß. Wir begleiten die Menschen lange und intensiv. Dann die Ergebnisse und unseren bescheidenen Anteil daran zu sehen, das ist wirklich schön!

Frau Rehse, vielen Dank für diesen spannenden Einblick in das Universitätsarchiv! 

Universitätsarchiv der Freien Universität

Das Universitätsarchiv der Freien Universität Berlin sammelt seit 1970 Daten und Fakten zur FU, zunächst mit dem Schwerpunkt Dokumentation der Studentenbewegung. Inzwischen dokumentiert das Archiv die Gründungsgeschichte und die historischen Aktenbestände aus Leitung, Verwaltung und Fachbereichen und sammelt Unterlagen und Nachlässe von Wissenschaftler*innen bis in die Gegenwart hinein. Auch Unterlagen von Vorgängereinrichtungen wie der Pädagogischen Hochschule oder der Deutschen Hochschule für Politik werden aufgenommen. 2004 übernahm das Universitätsarchiv das APO-Archiv mit Dokumenten zur nationalen und internationalen Studierendenprotesten um 1968, das vorher intern aufgebaut wurde.
Zusätzlich gehören auch Sammlungen wie z.B. Karten, Fotos, Plakate und audiovisuelle Medien zum Archiv. Die analog vorliegenden Unterlagen füllen 15 Magazine beziehungsweise 7500 laufende Meter. Die digitalen Bestände summieren sich auf 2 Terrabyte.
An das Archiv angegliedert ist die neue Arbeitsstelle Universitätsgeschichte der FU. Dort läuft derzeit unter anderem ein Projekt zu studentischen Protesten jenseits von 1968. Außerdem fällt der Erinnerungsort Ihnestraße 22 in ihre Zuständigkeit.

Zur Person

Birgit Rehse arbeitet seit 2002 als Archivarin an der Freien Universität und seit 2007 als Leiterin des FU-Archivs. Sie hat Geschichte, Politik und spanische Literaturgeschichte in Freiburg, Madrid und Berlin studiert und an der Freien Universität promoviert. Sie absolvierte ein Archivreferendariat am Sächsischen Staatsarchiv Dresden und absolvierte an der Archivschule Marburg/Hochschule für Archivwissenschaft das zweite Staatsexamen.