Die Freie Universität fährt über Weihnachten und Neujahr gezielt Heizung und Lüftung herunter — und spart so in den Akademischen Ferien bis zu 250.000 Euro. Melanie Quilitz von der Stabsstelle Nachhaltigkeit und Energie der Freien Universität erläutert im Interview die Gründe.

Im Winter 2025/26 veranlasste die Universitätsleitung erneut eine allgemeine Schließzeit an der Freien Universität. Was hat es damit auf sich?

Die Schließzeit rund um Weihnachten und Neujahr fällt in die Akademischen Ferien, in denen kein Semesterbetrieb stattfindet und viele Beschäftigte ohnehin Urlaub nehmen, sodass Gebäude nur eingeschränkt genutzt werden. Diese Phase eignet sich besonders, um gezielt Energie und Kosten einzusparen. Das Konzept ist nicht neu: Bereits zu den Jahreswechseln von 2012/13 bis einschließlich 2021/22 wurden solche Schließzeiten umgesetzt. In den Folgejahren haben wir auf niedrigschwellige Maßnahmen gesetzt, ohne eine flächendeckende Schließung. Zum vergangenen Jahreswechsel knüpfte die Universitätsleitung wieder daran an.

Welche konkreten Maßnahmen können während der Schließzeit umgesetzt werden?

Im Zentrum stehen technische, organisatorische und verhaltensbezogene Maßnahmen. Wir informieren die Beschäftigten frühzeitig, etwa durch Rundmails, Checklisten und Hinweise auf den Dienstrechnern, über alle wichtigen To-dos. Wichtig ist beispielsweise, dass Abzüge in den Laboren von Gefahrstoffen beräumt werden. Nur dann kann die Lüftung reduziert oder sogar abgeschaltet werden. Heizungs- und Lüftungsanlagen werden sowohl vor Ort von Universitätsangehörigen, Hausmeister*innen und Betriebspersonal als auch zentral über die Gebäudeleittechnik heruntergeregelt, sodass in den Gebäuden ein Mindestniveau von etwa 12 bis 14 Grad gehalten wird. Ergänzend werden in dieser Zeit mit Energieaudits — dazu zählen Begehungen und das Energieonlinemonitoring — Gebäude systematisch überprüft und Optimierungspotenziale identifiziert.

Wie werden Mitarbeiter*innen in die Planung einbezogen, auch um Akzeptanz für klimafreundliche Maßnahmen zu schaffen?

Transparente Kommunikation ist entscheidend. Wir informieren über die bereits erwähnten Kanäle über Ziele, Maßnahmen und den konkreten Ablauf der Schließzeit. Dabei setzen wir auf klare Handlungshinweise und zeigen auch den Beitrag jedes und jeder Einzelnen auf. In der Zeit vor der Schließzeit erreichen mich viele Anrufe und E-Mails. Hier ist es wichtig, auf Bedenken und Sorgen einzugehen. Zudem steigt die Akzeptanz mit einer sorgfältigen Planung. Die Erfahrungen aus den vergangenen Jahren zeigen, dass die Mitwirkung wächst, wenn nachvollziehbar ist, warum Maßnahmen notwendig sind und welchen Effekt sie haben.

Welche organisatorischen Hürden müssen berücksichtigt werden?

Eine zentrale Herausforderung ist der Umgang mit Bereichen, die kontinuierlich betrieben werden müssen, etwa mit Tierhaltung, Pflanzen oder Gefahrstoffen. Hier braucht es individuelle Ausnahmeregelungen und enge Abstimmungen zwischen Stabsstelle, Technischer Abteilung, Hausmeister*innen und Fachbereichen. Zudem müssen Notfallorganisationen, Betriebspläne und Verantwortlichkeiten für die reduzierte Betriebsphase klar definiert sein. Das erfordert sorgfältige Planung und Koordination. Ein umfangreiches Planungstemplate ist die Grundlage für detaillierte Gebäudesteckbriefe, die die Ausnahmebereiche mit allen einzelnen Räumen sowie die genauen Zeiten und Einstellungen der Heizungs- und Lüftungsanlagen enthalten. Damit haben alle Akteure quasi einen Fahrplan pro Gebäude an der Hand. Auch sind Begehungen der technischen Anlagen in dieser Zeit aus Sicherheitsgründen besonders wichtig.

Was sind die Erfolge der Maßnahmen und wie lassen sie sich evaluieren und transparent kommunizieren?

Die Schließzeit hat sich bewährt. Einsparungen von Energie und Kosten lassen sich messen und auswerten, etwa durch Verbrauchsdaten und Vergleichswerte aus den Vorjahren. Wir sind in der Lage, den Energieverbrauch fast aller Institutsgebäude online zu verfolgen. Allein durch die Schließzeit können zusätzliche Einsparungen von bis zu 250.000 Euro erzielt werden. Gleichzeitig liefern die Online-Analysen und durchgeführten Audits wichtige Erkenntnisse zur weiteren Optimierung des Energiebedarfs der Gebäude, die wir intern kommunizieren.

Wie geht es zukünftig weiter?

Die Universitätsleitung sieht die Schließzeit weiterhin als eine Möglichkeit, auf Einsparvorgaben des Landes und steigende Energiekosten zu reagieren. Für viele Beschäftigte ist die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten während der Schließzeit eine attraktive Alternative zum Arbeiten vor Ort. Gleichzeitig werden wir die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um unsere Maßnahmen kontinuierlich zu verbessern und an neue Anforderungen anzupassen.